Personvernerklæring

Flekkefjord kommunale pensjonskasse er opptatt av å verne personopplysninger, og vi legger derfor stor vekt på ditt personvern. Her redegjør vi for hvordan vi som behandlingsansvarlig følger retningslinjene for personvern og personopplysninger i henhold til personvernforordningen, (EU) 2016/679, forkortet GDPR.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, f.eks. navn, personnummer, kjønn, adresse, telefonnummer, bankkonto og inntektsopplysninger.

Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne forvalte, beregne og utbetale pensjon til deg som er medlem, eller som tidligere har vært medlem, av pensjonskassen.

I dette dokumentet gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger, og den som er overordnet ansvarlig for å overholde regelverket.

Flekkefjord kommunale pensjonskasse, ved daglig leder Kurt Stordrange, er behandlingsansvarlig for pensjonskassens behandling av personopplysninger.

Databehandlere

Pensjonskassen har inngått avtaler med underleverandører på pensjonsområdet som vil kunne ha behov for opplysninger om deg. Disse omtales som databehandlere.

Våre underleverandører behandler dine opplysninger på vegne av pensjonskassen og vil ikke kunne bruke opplysningene for andre formål. Når vi deler opplysninger med våre underleverandører, regnes dette ikke som utlevering av personopplysninger, og denne delingen av opplysninger reguleres av databehandleravtaler. Våre underleverandører har taushetsplikt om alle opplysningene.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Du har gjennom avtale med din arbeidsgiver rett og plikt til å være medlem av pensjonskassen. Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle sine forpliktelser overfor deg, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss, samt kunne gi deg god kundebetjening. Vi behandler også opplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet til dine nærmeste familiemedlemmer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatteytelser.

Vi vil benytte din registrerte epostadresse i kontakt- og reservasjonsregisteret til å informere deg om pensjonsrelaterte temaer, og pensjonskassens generelle virksomhet.

Innhenting av personopplysninger

Pensjonskassen vil i mange tilfeller innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi disse opplysningene, men uten disse opplysningene kan vi ikke gjennomføre behandlingen av saken, og du kan miste dine fremtidige rettigheter.

Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre, herunder:

din arbeidsgiver (for opplysninger om navn, adresse, epostadresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening)

NAV (for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med Folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det)

andre pensjonsleverandører (for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse for å kunne beregne din samlede pensjon korrekt)

dine behandlere for helseopplysninger (etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon)

Skatteetaten (for å kunne foreta korrekt skattetrekk)

Folkeregisteret (for innhenting av adresse slik at viktig informasjon kommer fram til deg).

Utlevering av personopplysninger

Pensjonskassen utleverer personopplysninger til:

din arbeidsgiver (om forsikringspremie som er innbetalt for deg, pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid etc.)

andre pensjonsleverandører (om navn, personnummer, opptjeningstid, innbetalt premie etc. for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør)

private tjenestepensjonsordninger (for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8)

Skatteetaten (for innberetning av pensjonsutbetalinger)

NAV (for å sikre korrekt beregning av din pensjon)

Overføringsavtalens Sikringsordning (for opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller ubetalt premie)

trygderetten og domstolene (dersom du anker en avgjørelse som pensjonskassen har truffet om dine pensjonsrettigheter)

offentlig myndighet (ved eventuelle rettslige pålegg eller hjemmel for utlevering av opplysninger)

Taushetsplikt

Pensjonskassen har taushetsplikt om dine personopplysninger. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Et samtykke skal være uttrykkelig, frivillig og informert, slik at du forstår hvilke opplysninger det gjelder og hvem opplysningene utleveres til. Personopplysninger kan ellers utleveres til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av bestemmelser i lov. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket.

Din rett til innsyn, retting og sletting

Du har rett til å få informasjon om vår behandling av dine personopplysninger. Videre har du rett til innsyn i våre opplysninger om deg, og du kan kreve disse rettet dersom disse er uriktige eller ufullstendige.

Pensjonskassen vil slette de registrerte opplysningene når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet som gjorde at disse opprinnelig ble innhentet. Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter i pensjonsordningen består, og deretter så lenge det teoretisk kan oppstå grunn for rettslig klage.

Dessuten oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser. Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i samsvar med regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av dine personopplysninger, bes du ta kontakt med pensjonskassen. Da kan du få svar på dine spørsmål og få eventuell bistand med innsynsbegjæring. Slik begjæring må gis skriftlig.

Sikkerhet

Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Pensjonskassen har begrenset tilgangen til opplysningene vi samler inn om deg, eksemplifisert med at bare de som trenger opplysningene for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver får tilgang til dem.

Dersom du benytter vår nettside, epost eller andre elektroniske plattformer for kommunikasjon med oss vil vi be deg om ikke å skrive inn spesielt sensitive personopplysninger som helseopplysninger, medlemskap i fagforening, opplysninger som kan si noe om din etniske opprinnelse, religiøs tro, seksuell legning, mv.

Vi vil også be deg om å unngå å skrive hele ditt personnummer dersom du benytter usikret kommunikasjon som f.eks. epost.

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at pensjonskassen behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, så ber vi deg om å kontakte oss. Du kan også klage direkte til Datatilsynet: www.datatilsynet.no.

Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter. Vår kontaktinformasjon:

Flekkefjord kommunale pensjonskasse, Adresse: Kirkegaten 50

4400 Flekkefjord

E-postadresse: pensjonskassen@flekkefjord.kommune.no
Telefon: +47 38 37 28 50

Informasjon om vår behandling av personopplysninger

Vi i Flekkefjord kommunale pensjonskasse behandler personopplysninger om deg i forbindelse med at vi forvalter tjenestepensjonsordningen og/eller forsikringen som du er medlem av. Det behandles også personopplysninger om deg dersom du har søkt om lån hos oss. Behandlingsansvarlig er administrerende direktør. Se kontaktinformasjon nederst på denne siden under «Lurer du på noe?»

Eventuell forsikringsutbetaling vil kunne avhenge av at du gir fullmakter for innhenting av ytterligere informasjon. Siden den kollektive pensjonsordningen er samordningspliktig, vil personopplysninger bli utvekslet med NAV og andre pensjonsleverandører av offentlige tjenestepensjoner, uten særskilt samtykke.

Registrering av fødselsnummer er nødvendig for sikker identifikasjon, for å sjekke offentlige registre, og for å ivareta korrekt rapportering til offentlige myndigheter.

Personopplysningsloven med forskrifter regulerer Flekkefjord kommunale pensjonskasse (senere Pensjonskassen) adgang til å behandle personopplysninger. På denne bakgrunn har Pensjonskassen utarbeidet utfyllende personvernregler.

Våre personvernregler er som følger:

1   Regler om Pensjonskassens behandling av personopplysninger ved pensjon og forsikring

1.1 Rettslig grunnlag

Med personopplysninger forstås opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person. Dersom ikke annet hjemmelsgrunnlag foreligger, vil Pensjonskassens behandling basere seg på frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra deg. Samtykke er imidlertid ikke nødvendig for personopplysninger som registreres og brukes for å gjennomføre en forsikringsavtale som er inngått mellom Pensjonskassens og forsikringstaker/arbeidsgiver.

1.2 Behandlingens formål

Formålet med Pensjonskassens behandling av personopplysninger er i første rekke administrasjon av forsikringsavtaler, fakturering av slike, beregne riktige pensjonsytelser, foreta korrekte oppgjør og gjennomføre forsikringsavtaler som er inngått med arbeidsgivere.

Pensjonskassen vil kun behandle personopplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det eller du har samtykket til slik behandling.

Utover dette behandles personopplysninger bl.a. til følgende formål: Forebygging og avdekking av straffbare handlinger

1.3 Personopplysninger som innhentes av Pensjonskassen

Personopplysninger som registreres hos Pensjonskassen vil vi i hovedsak motta direkte fra arbeidsgiver og medlemmet selv. Dersom det samles inn opplysninger om deg fra tredjepersoner (for eksempel fra andre pensjonsforetak og NAV) vil du bli varslet, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller det er på det rene at du allerede kjenner til den informasjon varselet skal inneholde. Innhenting av helseopplysninger skjer alltid med den enkeltes samtykke.

1.4 Personopplysninger som registreres av Pensjonskassen

Pensjonskassen vil ved avtaleinngåelsen og under det løpende avtaleforholdet registrere og behandle opplysninger om kunden og personer som har tilknytning til avtaleforholdet.

1.5 Utlevering

Registrerte personopplysninger vil bli utlevert til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av lovbestemt opplysningsplikt eller opplysningsrett. Dersom lovgivningen tillater det og Pensjonskassens taushetsplikt ikke er til hinder, vil personopplysninger også kunne bli utlevert til andre finansforetak samt samarbeidspartnere for bruk innenfor de formål som er angitt for behandlingen.
Pensjonskassen vil også utlevere personopplysninger til annet foretak i konsernet, dersom utlevering er nødvendig for å tilfredsstille konsernets styrings-, kontroll- og/eller rapporteringskrav fastsatt i lov, eller i medhold av lov. Det forutsettes at behandlingen av personopplysningene er underlagt taushetsplikt i det foretaket opplysningene utleveres til.

I tillegg kan vi utlevere personopplysninger i behandlingen av skadesaker, til leger og granskningsfirmaer for å vurdere nærmere de helsemessige konsekvensene av ulykke. Vi innhenter også bistand fra eksterne advokater i enkelte saker. Disse vil være å regne som selvstendige behandlingsansvarlige.

1.6 Forebygging og avdekking av straffbare handlinger

Pensjonskassen vil behandle personopplysninger med formål å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysningene vil bli innhentet fra og utlevert til finansforetak.

1.7 Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Pensjonskassen vil slette eller anonymisere registrerte personopplysninger når formålet med den enkelte behandlingen er oppfylt, med mindre opplysningene skal eller kan oppbevares utover dette som følge av lovgivningen.

2   Regler om Pensjonskassens behandling av personopplysninger ved utlån

Pensjonskassen tilbyr ikke lenger lån til sine medlemmer,

3 Medlemsundersøkelser

Vi vil kanskje sende ut medlemsundersøkelser med jevne mellomrom, fordi Pensjonskassen har interesse i å få tilbakemeldinger direkte fra medlemmene i pensjonsordningen vi forvalter. Det vil gi oss tilstrekkelig kunnskap om medlemmenes behov og preferanser. Vi er avtalemessig forpliktet overfor medlemmenes arbeidsgivere eller tidligere arbeidsgivere, til å yte pensjonstjenester overfor det enkelte medlem.

Vi bruker resultatene i medlemsundersøkelsene til å forbedre tjenestene vi leverer til medlemmene.

Hvis du ikke vil dele denne typen opplysninger med oss, lar du bare være å svare på undersøkelse vi sender deg.

Undersøkelsene er som hovedregel anonyme, og det vil ikke være mulig å identifisere hvem som har svart på en undersøkelse. I enkelte tilfeller er undersøkelsene ikke anonyme, men da vil du få eksplisitt informasjon om det.

I noen undersøkelser oppfordrer vi til å gi oss tilbakemeldinger i fritekst. Vi setter stor pris på slike tilbakemeldinger, de gir oss nyttig informasjon. Vi understreker samtidig at du i disse fritekst-tilbakemeldingene ikke bør skrive noe som kan bidra til å identifisere deg som person, slik som navn, adresse, e-post, eller telefonnummer.

4 Felles behandlingsregler for våre tjenesteområder – dine rettigheter

Du som registrert har rettigheter i henhold til personvernreglementet. Oppsummert er disse rettighetene:

Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler om deg.

Du kan be oss rette opplysninger som deg som er feilaktige eller misvisende, og du kan også komme med supplerende informasjon.

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av en berettiget interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling.

Du kan få informasjon om hvordan en automatisert beslutning ble gjort, konsekvensen av den, gi uttrykk for dine synspunkter, bestride beslutningen og be om manuell gjennomgang av beslutningen dersom vi har gjort en automatisert beslutningsprosess om deg. Vi gjennomfører kun automatiserte beslutningsprosesser om deg ved vurdering av din søknad om boliglån.

I noen situasjoner kan du be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Du kan når som helst trekke tilbake et tidligere gitt samtykke. Dette vil ikke påvirke lovligheten av en behandling basert på et samtykke før samtykket trekkes tilbake.

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

Dersom du mener at vi ikke behandler dine personopplysninger i tråd med gjeldende personvernreglement, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Lurer du på noe? 

Vi har utnevnt et eget personvernombud. Ombudet vårt heter og kan kontaktes på pensjonskassen@flekkefjord.kommune.no eller ved å sende brev til:

Flekkefjord kommunale pensjonskasse
Kirkegaten 50

4400 Flekkefjord

E-postadresse: pensjonskassen@flekkefjord.kommune.no
Telefon: +47 38 37 28 50

For å utøve dine rettigheter i henhold til personvernreglementet, kan du henvende deg følgende steder:

Pensjon og forsikring:

Sende e-post til: pensjonskassen@flekkefjord.kommune.no

Kontakte oss på telefon +47 38 37 28 50

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned. Som hovedregel er det gratis å benytte seg av rettighetene dine etter personvernreglementet. Vi forbeholder oss allikevel rett til å ta et rimelig administrasjonsgebyr, f.eks. dersom du ber om mer enn én kopi eller dersom krav om innsyn er grunnløse eller overdrevne. 