Vedtekter
Organisasjonsnummer 940 468 671
Vedtatt av styret 22.05.2024
KAPITTEL 1 FORMÅL OG RETTSSTILLING
§ 1−1 Formål
Flekkefjord kommunale pensjonskasse, i det følgende kalt pensjonskassen, er opprettet 1. juli 1951 av bystyret i Flekkefjord. Flekkefjord kommune er i disse vedtekter betegnet kommunen. Forretningskontor er i Flekkefjord.
Vedtektene avløser de tidligere vedtekter av 30. august 2007 med senere endringer.
Pensjonskassens formål er å forvalte kommunens kommunale pensjonsordning, herunder å yte pensjoner til medlemmene og andre pensjonsberettigede omfattet av kommunens pensjonsordning.
Pensjonskassen kan også forvalte kommunal pensjonsordning for foretak hvor kommunen har den bestemmende innflytelse, samt for foretak som kommunen har eller har hatt en eierandel i, eller som har nær tilknytning til kommunen.
I disse vedtekter brukes i det følgende begrepet foretak som en felles betegnelse for de kommunale foretak, aksjeselskap, selskap, stiftelser foreninger, o.l. som kan ha pensjonsordning i pensjonskassen.
Vedtak om å tilby pensjonsordning til andre foretak treffes av pensjonskassens styre.
Dersom foretak skal ha pensjonsordning i pensjonskassen, skal rettigheter og plikter for disse og deres arbeidstakere tilsvare det som gjelder for kommunen og de kommunalt ansatte.
§ 1−2 Rettstilling
Pensjonskassen er en selveid, selvstendig juridisk person med egen regnskapsføring.
Pensjonskassens virksomhet og økonomiske forhold holdes rettslig atskilt fra virksomheten til kommunen og foretakene. Pensjonskassen hefter ikke for kommunens eller foretakenes forpliktelser.
KAPITTEL 2 VEDTEKTER
§ 2−1 Godkjenning og endring av vedtektene
Pensjonskassens styre har ansvar for å fastsette og endre vedtektene. Kommunen og eventuelle andre foretak orienteres om vedtektsendringer.
Vedtektene og endring av vedtektene skal være godkjent av Finansdepartementet. Dette gjelder likevel ikke vedtektsendringer hvor det i lov eller forskrift er gjort unntak fra kravet til godkjenning, jf. finansforetaksloven § 7–10.
KAPITTEL 3 STYRE OG ADMINISTRASJON
§ 3−1 Oppnevnelse av styret
Styret er pensjonskassens øverste myndighet og skal også ha den kompetanse som ligger til generalforsamlingen i henhold til finansforetaksloven, med mindre annet fremgår av disse vedtekter.
Styret skal ha fem medlemmer med personlige varamedlemmer. Tre styremedlemmer med personlige vararepresentanter oppnevnes av kommunestyret, hvorav minst ett styremedlem med personlig vararepresentant ikke har noen tilknytning til pensjonskassen eller til kommunen, foretak, forening eller annen institusjon med pensjonsordning i pensjonskassen. To styremedlemmer med personlige vararepresentanter oppnevnes av arbeidstakernes organisasjoner blant innskuddspliktige medlemmer og pensjonister i pensjonskassen.
Styrets leder og nestleder velges av styret.
Styremedlemmene velges for samme periode som kommunestyrets medlemmer og trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt. Gjenvalg kan finne sted. Finanstilsynet skal gis melding når styrets sammensetning endres, jf. finansforetaksloven § 8–9 første ledd.
§ 3−2 Styrets møter
Styret holder møte når lederen bestemmer det, eller når et av de andre styremedlemmene, eller daglig leder krever det. Innkalling til styremøte skal gis med rimelig varsel, og inneholde oppgave over de saker som skal behandles på møtet. Hvert år skal det holdes minst fire styremøter.
Dersom et styremedlem ikke kan møte, skal underretning om dette gis snarest mulig slik at vararepresentant kan innkalles.
Styret er beslutningsdyktig når minst tre styremedlemmer er til stede. Minst to av disse styremedlemmene må være oppnevnt av kommunen. Alle beslutninger fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende.
Styret fører protokoll over sine forhandlinger. Protokollen skal for hvert møte undertegnes av de styremedlemmer som deltok i møtet.
§ 3−3 Styrets oppgaver og tilsynsansvar
Styret skal forvalte pensjonskassen i samsvar med lovgivningen og disse vedtektene. Det skal påse at pensjonskassens, kommunens, foretakenes og de pensjonsberettigedes interesser blir ivaretatt på forsvarlig måte.
Styret skal blant annet:
1. Fastsette forsikringsvilkår og inngå avtaler bestemmende for pensjonskassens virksomhet
2. Forvalte pensjonskassens midler, fastsette retningslinjer for kapitalforvaltningen, herunder kontroll, og påse utarbeidelse av redegjørelse for kapitalforvaltningsstrategien
3. Fastsette styringsdokumenter for virksomheten, herunder regler om taushetsplikt
4. Inngå avtaler med eksterne tjenesteytere
5. Behandle saker av uvanlig art eller stor betydning for pensjonskassen
6. Fastsette grunnlag for beregning av premier og avsetninger
7. Fastsette budsjett for pensjonskassen
8. Avlegge årsregnskap og avgi årsberetning
9. Treffe beslutning om anvendelse av forsikringsteknisk overskudd og dekning av eventuelle underskudd
10. Innkalle egenkapital, utstede egenkapitalbevis og oppta ansvarlig lånekapital
11. Fastsette rente på innskutt kjernekapital og andre kapitalinnskudd
12. Sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, herunder etablering av forsvarlige styrings- og kontrollsystemer, årlig vurdering av rutiner og kompetanse, samt gjennomgå risikostyringsfunksjonens rapporter
13. Sørge for at pensjonskassen har adekvat risikostyring og internkontroll, inkludert for utkontrakterte forhold og at pensjonskassen har tilstrekkelig kompetanse til å følge opp utkontrakteringer
14. Holde seg orientert om pensjonskassens økonomiske stilling og plikter, og påse at virksomheten, regnskapet og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll
15. Sørge for at det foreligger oppdaterte retningslinjer for arten og omfanget av pensjonskassens gjenforsikring og for at disse blir fulgt opp
16. Ansette og avsette daglig leder, herunder fastsette instruks for rollen, arbeidsbetingelser og godtgjørelse
17. Føre tilsyn med daglig ledelse og pensjonskassens virksomhet
18. Utarbeide erklæring om fastsettelse av godtgjørelse til ledende ansatte
19. Fastsette styrehonorar
20. Iverksette nødvendige undersøkelser for å kunne utføre styrets oppgaver
21. Velge revisor
22. Utpeke og fastsette retningslinjer for internrevisjon
23. Gjennomføre egenvurdering av risiko
§ 3−4 Firmategning
Styret representerer pensjonskassen utad og tegner dets firma.
Pensjonskassen forpliktes ved underskrift av styrets leder.
Styret kan gi enkelte styremedlemmer, kombinasjoner av styremedlemmer, eller kombinasjon av styremedlem og daglig leder, rett til å tegne pensjonskassens firma. Slik fullmakt kan til enhver tid tilbakekalles.
Styret kan meddele prokura.
§ 3−5 Daglig leder
Pensjonskassen skal ha en daglig leder, som ansettes av styret. Daglig leder forestår den daglige ledelse av virksomheten, har de oppgaver og plikter som følger av finansforetakloven og skal følge de retningslinjer og pålegg som er gitt av styret.
Daglig leder er ansvarlig for den daglige ledelsen av pensjonskassen, og skal sørge for at gjeldende
regelverk og styrets pålegg følges. Daglig leder skal sørge for at pensjonskassen har kvalifikasjoner og erfaringer påkrevet for at denne kan drives på en forsvarlig måte, og at det etableres forsvarlige styrings- og kontrollsystemer. Videre skal daglig leder sørge for at pensjonskassens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at forvaltning av aktiva samt risikostyring er ordnet på en betryggende måte. For øvrig har daglig leder de oppgaver som måtte følge av allmennaksjeloven.
Daglig ledelse omfatter ikke saker som etter pensjonskassens forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre hvis styret i det enkelte tilfelle har gitt myndighet til det, eller hvis styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for pensjonskassens virksomhet. Styret må i så fall snarest mulig underrettes om saken.
Daglig leder representerer pensjonskassen utad.
§ 3-6 Strategi og retningslinjer
Styret skal sørge for at det til enhver tid foreligger strategi for ansvarlig kapitalforvaltning av pensjonskassens midler. Strategien fastsettes skriftlig og vurderes årlig.
Styret kan inngå avtale om forvaltning av pensjonskassens midler med ekstern tjenesteyter som har konsesjon til å tilby slike tjenester.
§ 3-7 Krav om styrets medvirkning
Pensjonskassens verdipapirer kan ikke handles uten underskrift eller annen form for medvirkning av daglig leder og en person med fullmakt fra styret. Styret sørger for at dette krav blir registrert i Verdipapirsentralen.
Styret sørger for at det gis påtegning om krav til slik underskrift eller annen form for medvirkning (urådighetspåtegning) på de verdipapirer som ikke er registrert i Verdipapirsentralen.
KAPITTEL 4 KAPITALFORHOLD
§ 4−1Kapitaldekning og solvens
Pensjonskassen skal til enhver tid ha en kapital som oppfyller gjeldende kapital- og solvenskrav i lovgivningen.
Den ansvarlige kapitalen består av kjernekapital og eventuell tilleggskapital. Kjernekapitalen består av egenkapital og annen godkjent kjernekapital.
§ 4−2 Krav om innbetaling av kjernekapital
Styret kan kreve at kommunen og foretak med pensjonsordning i pensjonskassen innbetaler egenkapitalinnskudd (kjernekapital) for å sikre at pensjonskassens soliditet til enhver tid er forsvarlig, og at minstekravene til solvensmarginkapital og ansvarlig kapital er oppfylt.
Treffer styret beslutning om innkalling av egenkapitalinnskudd skal kommunen og foretakene samtidig informeres om grunnlaget for beslutningen. Innskuddet fordeles i utgangspunktet forholdsmessig på kommunen og foretakene i forhold til premiereserven for pensjons-forpliktelsene i kommunens og foretakenes pensjonsordninger.
Treffer styret beslutning om innkalling av kjernekapitalinnskudd skal enhetene samtidig informeres om grunnlaget for beslutningen.
§ 4−3 Rente på innskutt kapital
Styret kan bestemme at det skal utbetales avkastning på innskutt egenkapital.
§ 6−4 Opptak og økning av ansvalig lånekapital
Styret kan treffe vedtak om å oppta ansvarlig lånekapital og utstede egenkapitalbevis etter gjeldende regler.
KAPITTEL 5 REVISOR OG UAVHENGIGE KONTROLLFUNSJONER
§ 5-1 Revisor
Pensjonskassen skal ha statsautorisert revisor som utpekes av styret. Revisor kan ikke være medlem, pensjonsberettiget eller styremedlem i pensjonskassen.
Revisor møter styret årlig uten at daglig ledelse er representert.
§ 5-2 Internrevisjon
Pensjonskassen skal ha uavhengig internrevisjon. Revisjonen skal kontrollere at pensjonskassen er organisert og drives forsvarlig i samsvar med gjeldende krav.
Internrevisjonen utpekes av og rapporterer til styret. Leder av internrevisjonen har møterett i styret.
Styret organiserer og fastsetter retningslinjer for internrevisjonen.
§ 5-3 Risikostyringsfunksjon
Pensjonskassen skal ha en uavhengig risikostyringsfunksjon som skal påse at risikoene knyttet til pensjonskassens virksomhet er identifiserte, målte, styrte og overvåkede. Risikostyringsfunksjonen rapporterer til styret.
§ 5-4 Aktuarfunksjonen
Pensjonskassen skal ha en aktuarfunksjon. Denne skal påse at virksomheten drives forsikringsteknisk ansvarlig, samt at avkastning og overskudd håndteres i samsvar med forsikringsvirksomhetsloven.
KAPITTEL 6 ÅRSREGNSKAP OG FORSIKRINGSTEKNISK OPPGJØR
§ 6-1 Årsregnskap og årsberetning
Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av pensjonskassens styre innen tre måneder etter regnskapsårets utløp.
Pensjonskassens årsregnskap utarbeides i henhold til gjeldende regler, og for øvrig i samsvar med god regnskapsskikk. Årsregnskapet skal gi et rettvisende bilde av pensjonskassens finansielle og økonomiske stilling.
Årsberetningen skal omtale soliditeten, finansielle risikoer, mål, risikostyring samt øvrige krav som måtte følge av lov og forskrift.
Årsregnskap og årsberetning er offentlig tilgjengelig.
§ 6-2 Overskudd og underskudd
Avkastning ved forvaltning av kollektivporteføljen skal årlig fordeles mellom pensjonskassens pensjonsordninger omfattede kontrakter i samsvar med gjeldende lovgivning. Tilsvarende gjelder overskudd på risikoresultat.
Med Finanstilsynets samtykke kan overskudd benyttes til å øke premiereserven for forsikringsforpliktelser.
Negativt resultat knyttet til administrasjon, forvaltning og forsikringsrisiko belastes pensjonskassens ansvarlige kapital. Risikoutjevningsfond kan belastes i samsvar med gjeldende lovgivning.
Bufferfond tilknyttet kontrakten kan belastes om avkastningen ikke kan dekke årlig krav til økning i premiereserve etter premieberegningsgrunnlaget. Pensjonskassens ansvarlige kapital vil også kunne dekke negativt resultat knyttet til administrasjon, forvaltning og forsikringsrisiko.
Avkastning på midler i selskapsporteføljen skal årlig tilordnes pensjonskassens ansvarlige kapital.
§ 6-3 Utbytte på kapital
Utbytte kan deles ut på bakgrunn av godkjent resultatregnskap for siste år. Pensjonskassen kan ikke utbetale utbytte dersom dette gir utilfredsstillende ansvarlig kapital eller generelt gjør pensjonskassens økonomiske stilling lite betryggende.
KAPITTEL 7 FORETAKSENDRINGER, AVVIKLING, OMDANNING OG FLYTTING
§ 7-1 Beslutning om fusjon, fisjon, opphør og avvikling
Beslutning om fusjon, fisjon, opphør og avvikling treffes av pensjonskassens styre, med samme flertallskrav som for vedtektsendringer. Slik beslutning forutsetter etterfølgende tillatelse fra Finansdepartementet.
Enheter med pensjonsordning i pensjonskassen skal underrettes om vedtaket.
Fusjon, fisjon, opphør og avvikling av pensjonskassen skal skje i samsvar med gjeldende lovgivning.
§ 7-2 Avvikling av pensjonskassen
Dersom enhetene med pensjonsordning i pensjonskassen ikke yter de tilskudd som er nødvendig for å holde pensjonskassen i forsikringsteknisk balanse, og det ikke foreligger tilstrekkelige midler i premiefond til å dekke tilskuddene, skal pensjonskassen avvikles og midlene overføres til et livsforsikringsselskap.
§ 7-3 Pensjonskassens egenkapital
Pensjonskassen skal ha forsvarlig egenkapital i samsvar med gjeldende offentligrettslig regulering og skal være tilpasset pensjonskassens virksomhet.
Ved avvikling av pensjonskassen skal innskutt og opptjent egenkapital etter sluttregnskapet overføres til innskyterne av innskutt egenkapital. Overførsel er betinget av Finanstilsynets godkjennelse av sluttregnskapet.
Ved utskillelse av vesentlig del eller deler av forsikringsporteføljen som følge av uttreden av enheter med pensjonsordning i pensjonskassen, skal det innenfor lovverkets rammer avtales mellom enhetene om og hvordan pensjonskassens egenkapital skal fordeles. Den andel av innskutt og opptjent ansvarlig kapital som relateres til utskilt enhet, kan utbetales til denne dersom det er forsvarlig ut fra pensjonskassens økonomiske stilling. Finanstilsynets godkjennelse er påkrevet.
Pensjonskassens styre kan beslutte tilbakebetaling av ansvarlig lån eller deler av innskutt egenkapital. Slik tilbakeføring forutsetter samtykke fra Finanstilsynet.
§ 7-4 Mislighold av forpliktelsene
Dersom enhet med pensjonsordning i pensjonskassen ikke yter tilskudd som er nødvendige for å opprettholde relativ andel av forsikringsteknisk balanse og det tilsvarende ikke foreligger tilstrekkelige midler i premiefond til å dekke tilskuddsforpliktelsen, skal enhetens pensjonsordning opphøre.
Medlemmenes opptjente rettigheter sikres i pensjonskassen.
Bestemmelsen om avvikling av pensjonsordning kommer også til anvendelse der egenkapitalinnskudd ikke innbetales i samsvar med styrets beslutning.
Kapittel 8 INFORMASJON
§ 8-1 Informasjon til rettighetshavere
Pensjonskassens medlemmer og rettighetshavere skal underrettes om regelverket for pensjonsordningen, herunder endringer av betydning.
Den enkelte rettighetshaver skal årlig motta en oversikt over nivået på opptjente pensjonsrettigheter. Det skal utarbeides pensjonsoversikt i samsvar med lov og forskrift.
Pensjonskassen skal utarbeide en skriftlig redegjørelse for kapitalforvaltningsstrategien i samsvar med lov og forskrift. Denne er offentlig tilgjengelig.
Ved anmodning tilsendes rettighetshavere pensjonskassens årsregnskap og årsberetning.
Rettighetshavere skal motta informasjon for det tilfellet at pensjonskassen besluttes fusjonert, fisjonert, bragt til opphør eller avviklet.